Come sono diventata assistente virtuale: intervista a Krisztina Fekecs
In questa intervista a Krisztina Fekecs parliamo della sua storia, del suo ingresso in questo mondo dell’assistenza virtuale e delle differenze tra 3 lavori con mansioni diverse: l’assistente virtuale, la segretaria virtuale e la segretaria personale.
Mi chiamo Krisztina, nata e cresciuta in Ungheria, laureata in economia del turismo. Infatti in Ungheria ho lavorato nel settore alberghiero per diversi anni. Arrivando in Italia invece ho trovato – per puro caso – lavoro in Ferrari, cambiando settore. E lì che è nata in qualche modo la mia attività attuale. Per diversi motivi.
Non solo perché ho lavorato come assistente personale, ma perché per il volume di lavoro e per la tipologia dell’azienda ho sempre avuto la possibilità di lavorare in autonomia. Con il livello di stress elevatissimo e con capi impegnatissimi ero in qualche modo costretta a trovare un mio sistema di gestione e di organizzazione. Evidentemente dopo il primo periodo di “test” hanno capito che riuscivo a gestire bene le priorità e le attività riservate; per questo sono molto grata, avendo lavorato con grande libertà. Libertà naturalmente in questo caso voleva dire anche grande responsabilità.
Questa esperienza sicuramente mi è tornata molto utile, perché ho affrontato senza problemi il passaggio lavoro fisso – freelancer. Ho sempre saputo lavorare da sola, dando a me stessa le scadenze e gli obiettivi. Con la mia attività attuale sicuramente sono riuscita a ottenere quell’ equilibrio che mi permette di vivere sia famiglia che lavoro senza sensi di colpa. Sono una smart worker convinta!
Per la verità sono sempre stata abbastanza indipendente e organizzata. Nella segreteria direzionale della Ferrari già dalle prime settimane ho introdotto un quaderno per organizzarmi le giornate e le settimane. Certo non mancavano le battute dei colleghi, perché ero come la mosca bianca in quel ambienteJ
Comunque senza il mio quaderno misterioso sicuramente non sarebbe stato possibile seguire 3-4 direzioni.
Quindi per me seguire attività e clienti diversi, anzi spesso diversissimi non era un problema. Nel frattempo la mia organizzazione è diventata più professionale, ho introdotto nuovi software, ho sperimentato tanto per arrivare a un mio metodo, che cerco di trasmettere adesso anche ai clienti.
L’assistenza virtuale non è solo un servizio, ma può diventare anche una sorta di training, per aiutare liberi professionisti e PMI a lavorare in modalità smart working, con team liquido e con diversi collaboratori, spesso solo a distanza.
Le differenze tra segretaria e assistente virtuale
Segreteria virtuale o assistente virtuale. C’è ancora tanta confusione, non solo sulle differenze ma anche sul significato di queste parole.
Innanzitutto penso che il nome virtuale in generale penalizzi troppo il settore, e susciti ancora oggi tanto scetticismo. Sono ancora molti gli imprenditori che non riescono a staccarsi dal mondo di lavoro tradizionale, quindi per loro ha un’importanza estrema la presenza del personale. In realtà non si tratta solo della presenza o meno, si tratta di un cambiamento radicale nel mondo di lavoro, che coinvolge sia i leader che i collaboratori.
Il dipendente sta diventando un vero collaboratore, che ha bisogno di essere responsabilizzato, motivato e coinvolto nella vita dell’azienda.
Nello stesso tempo anche l’imprenditore e il manager devono cambiare mentalità, non devono più comandare e controllare il personale, ma come detto prima responsabilizzarli, motivarli e coinvolgerli. Sta diventando evidente che lo smart working non è solo lavorare dal remoto, ma un cambiamento complesso di mentalità che coinvolge tutti gli attori del mondo di lavoro.
È un passaggio difficile per tutti, e richiede di un continuo miglioramento e di acquisizione di nuovi soft skills.
Ma tornando al mio settore, penso che anche il ruolo della segretaria si sia evoluto tanto negli ultimi 10 anni, e che in realtà la segreteria come la consideriamo oggi si stia mano a mano estinguendo, perché le attività oggi sono ben diverse da quelle di 20 anni fa, e perché le nuove tecnologie stanno portando novità importanti.
Hai bisogno di una segretaria o di un’assistente virtuale?
Difficile rispondere e e molto spesso occorre testare. È importante chiedersi: quanto è importante questa o quella attività per il mio cliente?
Alcune attività ripetitive saranno eseguite interamente dai vari software (di assistente virtuale) e bot; ci sono attività che proprio non esistono più. Altre invece come la risposta e la gestione di chiamate, che richiederanno molto tempo.
Molte segretarie d’ufficio in realtà, ormai sono quasi tutte donne laureate hanno dimostrato di avere grande capacità manageriali, conquistando ruoli ben più importanti di manager assistenti.
Non possiamo naturalmente dimenticarci dell’importanza dei rapporti umani, per questo secondo me la classica segreteria si sta dividendo in due.
In effetti, possiamo parlare di segreteria virtuale, con smaltimento di pratiche semplici e telefonate, e di assistente virtuale, dove i servizi offerti sono dati dai requisiti dove la figura umana è ritenuta indispensabile e porta valore aggiunto anche nella gestione manageriale quotidiana.
In ogni caso questo tipo di servizio ormai può essere rivolto a tutte le tipologie di attività, dalle aziende più strutturate fino ai liberi professionisti e alle micro imprese. Proprio questo è un nostro punto di forza, la flessibilità.
Le grandi aziende possono ottenere flessibilità solo lavorando con servizi esternalizzati, mentre i piccoli spesso non possono garantire una mole di lavoro stabile nel tempo e quindi l’assunzione di personale.
La differenza più grande tra segretaria e assistente, è l’esperienza e la versatilità.
La segreteria virtuale può dare un supporto telefonico sia per il team/management che per i clienti dell’azienda.
Mentre l’assistente può svolgere secondo la sua esperienza attività di vari tipi: Manager assistant, team assistant, pianificazione, project manager, formazione di time management e di smart working, creazione procedure, organizzazione eventi B2B e B2C, supporto commerciale, supporto customer care, comunicazione online.
Da questa lista diventa evidente che l’assistente, sia che lavori dal remoto o no, diventa un membro fondamentale del team.
Per scoprire di più su Krisztina Fekecs potete visitare il suo profilo Linkedin: