Siete dei liberi professionisti, spesso impegnati in incontri con clienti, o gestite una piccola impresa e non potete permettervi di assumere una segretaria personale? Sappiamo tutti quanto anche piccole spese influiscano su un budget aziendale o personale, figurarsi quello di un contratto per un’assistente!
Oltre ad ovvi motivi economici, ci sono anche altre ragioni per affidarsi a una segretaria a distanza. Scopriamo quali!
5 Caratteristiche di una Segreteria a Distanza Professionale
1. La disponibilità effettiva
Per trasmettere un’immagine professionale, è fondamentale rispondere, quando i vostri contatti vi chiamano. Sembra una banalità, ma non lo è: anche le più grandi aziende a volte non riescono ad avere un buon servizio clienti, telefonico. Ecco perché un servizio di segreteria a distanza vi permette di costruire il vostro brand professionale: niente più sterili segreterie telefoniche o peggio ancora chiamate senza risposta, che si traducono spesso in affari non conclusi…Una persona che risponde costantemente e professionalmente è un’ottima prima impressione soprattutto per chi non vi conosce ancora bene professionalmente.
2. Una voce gradevole e professionale
Rispondere sempre però non è tutto. La prima impressione si base anche sul come rispondete al telefono. Mancando la parte visiva, nel primo contatto telefonico, una voce gradevole e professionale innalza notevolmente lo standard di accoglienza che riceve il cliente quando vi chiama.
Ricordatevi che un sorriso non si vede solo, ma si sente: una segretaria a distanza, adeguatamente formata queste cose le sa, e le applica costantemente a ogni telefonata che riceve. Metterà a suo agio l’interlocutore e lo rassicurerà sulla ricezione del messaggio da passarvi.
Un sorriso non solo si vede, ma si sente anche al telefono e rassicura l’interlocutore.
3. Una presentazione efficace
Nemmeno dire semplicemente “Pronto” può essere considerato abbastanza. Per dare un’ottima impressione, la vostra risposta al telefono deve contenere una presentazione breve, ma efficace della vostra azienda o del vostro ruolo. In questo modo, chi vi ha chiamato saprà che ha telefonato al contatto giusto. Una segretaria a distanza professionale sa infatti rispondere ai suoi interlocutori in modo conciso, ma comunque completo.
4. Un ottimo ascolto
Passata la fase della risposta, viene poi quella della conversazione vera e propria. Il tempo è sempre poco per tutti, per cui chi vi chiama vuole essere certo che il suo messaggio venga recepito. Chiunque vi chiami direttamente anziché, ad esempio, inviarvi una mail è perché ha bisogno di essere ascoltato. Magari perché si tratta di una richiesta urgente, magari perché voleva circostanziarla a parole. Qualunque sia la motivazione, se qualcuno vi chiama e non potete rispondere al telefono, lasciare che sia una persona formata ad hoc a farlo al posto vostro sicuramente verrà apprezzato!
5. Una vera risposta ai bisogni
Infine, un ultimo motivo per affidarsi ad una segretaria a distanza sta nel fatto che dare una risposta a ogni domanda/telefonata rafforza la vostra immagine. Essere reperibili farà inoltre in modo che risultiate sempre disponibili e pronti a soddisfare i bisogni dei vostri clienti. È un ottimo punto di partenza per costruire il proprio personal branding e far sì che nel passaparola dei vostri clienti, voi risultiate come una persone affidabile, presente anche quando in realtà non può esserlo fisicamente!
Che ne dite di costruirvi un’immagine finalmente forte presso i vostri clienti? Provate il servizio di segreteria a distanza di MySecretary; siamo certi riceverete subito i complimenti dopo le prime telefonate!