Sul lavoro sembra sempre che il tempo voli e che non ce ne sia mai abbastanza. In più alle volte ci si mettono anche gli imprevisti a far sì che questo risulti essere ancora meno. Meglio quindi correre ai ripari e applicare qualche piccola astuzia che ti consentirà di non perdere tempo a lavoro così da poterne dedicare un po’ di più alle attività importanti!

Come evitare di perdere tempo a lavoro

1. Scegli un “guardiano del tempo” per le riunioni

Se organizzi una riunione, fa in modo che ci sia sempre una persona che tenga il tempo dei meeting ed intervenga nel caso si divaghi. Inoltre se sei tu a chiamare la riunione, fai anche in modo che ci sia un ordine del giorno stilato, e magari già corredato delle tempistiche precise da dover rispettare. Meglio infine se il “guardiano del tempo” sia diverso per ogni riunione, questo aiuterà le persone a rendersi conto della preziosità del tempo e di come sia importante non perdere tempo a lavoro, specie a riunione dove si andrebbe ad intaccare l’efficienza di più persone.

Ottimizza il tempo di durata della riunione, ma rimani sempre concentrato durante lo svolgimento. Evita di tenere il cellulare acceso e piuttosto affidati alla tua segretaria personale che potrà prendere in gestione tutte le chiamate che arriveranno.

2. Scrivi oggetti significativi nelle tue email

Quando scrivi delle email ricordati di non utilizzare oggetti troppo generici e chiedi ai tuoi collaboratori di fare altrettanto.  In questo modo eviterai di perdere tempo a lavoro. Innanzitutto perché sarà più facile ordinare le email in seguito nelle giuste cartelle, nonché ritrovarle. Poi perché avendo un oggetto chiaro il destinatario saprà subito di cosa si parla e quindi di conseguenza se è urgente fornirti una risposta.

3. Fai sapere a che ora esci

Quando arrivi in ufficio, dì subito fino a che ora sarai lì presente. In questo modo eviterai che le persone si riducano all’ultimo istante per parlarti in quanto già informate sui tuoi orari sin dalla mattina.

4. Evita le code agli sportelli

Sembra un consiglio banale, ma non lo è. Sì sa che recarsi in posti dove si potrebbe dover fare la coda vi farà perdere tempo a discapito del lavoro. Scegliete dunque di effettuare online il maggior numero possibile di attività: rinnovo abbonamento, biglietti del cinema, spesa… Inoltre l’anticipare tutte queste cose, ti renderà meno stressato: non dovrai uscire prima dall’ufficio per fare le commissioni né essere con l’ansia che i negozi chiudano.

Definisci tempistica, ordine del giorno e un “guardiano del tempo” per le tue riunioni.

5. Informati su orari del traffico e dei mezzi

Hai un appuntamento fuori ufficio? Informati prima di partire sulle condizioni del traffico o sugli eventuali ritardi dei mezzi pubblici, usando le app e i siti a disposizione. Eviterai di aspettare invano e di perdere troppo tempo e potrai scegliere il mezzo più veloce!

6. Evita le ore di punta!

Non vuoi rimanere bloccato nel traffico o prendere i mezzi quando sono pieni rischiando di dover aspettare diverse corse? Allora sposta l’inizio della tua giornata lavorativa alle 10:00! In questo modo uscirai da casa la mattina e dall’ufficio la sera quando ci sarà meno gente in giro. Perdere meno tempo fuori dall’ufficio, significherà avere più tempo a lavoro.

7. Fissa gli appuntamenti in stazione o in aeroporto

Hai un meeting fuori città? Una volta sceso dal treno o dall’aereo, evita di farti almeno mezz’ora per raggiungere il luogo dell’incontro avendolo fissato in centro. Chiedi piuttosto di fissare l’appuntamento direttamente in stazione o in aeroporto. Ormai tutti questi luoghi hanno locali o salette business adibiti a questo tipo di evenienze, dotate di tavoli da riunione ed ovviamente di wifi. Sarà poi più facile anche tornare a casa.